Zes gouden tips voor effectiever bestuurlijk aanbesteden

Maar liefst 53% van de Nederlandse gemeenten gebruikten "bestuurlijk aanbesteden" of een variant daarop om diensten aan te besteden in het kader van nieuwe taken in de Wmo 2015, Jeugdwet en Participatiewet (de decentralisaties). Het systeem waarbij alle ondernemers die akkoord gaan met vooraf bepaalde kwaliteitscriteria en tarieven toetreden. En waarbij cliënten volledige keuzevrijheid hebben. Het systeem hoort bij de uitgangspunten van de decentralisaties: meer eigen regie bij inwoners, meer innovatie en meer ondernemerschap. Veel gemeenten merken nu, in de uitvoering van de contracten die zij sloten, dat opdrachtgeverschap bij bestuurlijk aanbesteden wezenlijk anders is dan bij klassieke inkoopvormen zoals openbaar aanbesteden en zelfs Best Value benaderingen. De opdrachtgever is geen opdrachtgever, dat is de cliënt. De gemeente dient alleen maar cliënten en ondernemers te faciliteren in de voortdurende zoektocht naar de beste oplossingen op micro-niveau, zonder op macro-niveau in de financiele en kwalitatieve problemen te komen. De grootschaligheid van bestuurlijk aanbesteden valt gemeenten en zorgorganisaties soms zwaar. Veel aanbieders, veel contracten, veel administratie. Maar dat hoeft niet zo te zijn! En om te waken voor een terugval naar inkoopsystemen waarbij de cliënt op de tweede plek komt, hierbij zes "gouden tips" van de bedenker van bestuurlijk aanbesteden:

  1. Besteed niet alles bestuurlijk aan: niet voor alle diensten geldt dat "keuzevrijheid" en "eigen regie" van cliënten troef zijn. In sommige gevallen moeten bepaalde diensten er gewoon zijn. Denk aan crisisbedden of zeer complexe problematiek. Het is niet zinvol om voor dit soort diensten heel veel aanbieders te contracteren. Het gaat vaak om kostbare infrastructuur waarbij veel aanbod leidt tot verschraling of verdwijnen van het aanbod in zijn geheel. Bij dit soort diensten is de onderhandelingsprocedure geschikter dan bestuurlijk aanbesteden. Wel is het verstandig in ieder geval twee of meer aanbieders te contracteren. Een alternatief moet er altijd zijn. Voorbeeld: regio Foodvalley met betrekking tot de Jeugdwet en Verblijf.
  2. Versimpel de verantwoording: gemeenten hoeven niet alle aanbieders op dezelfde wijze verantwoording te laten afleggen. Maak een onderscheid tussen strategische en minder strategische partners. De eerste hebben vaak hoge omzetten en betreffen een kleiner aantal aanbieders. De tweede betreffen vaak juist kleinere omzetten en betreffen een grote groep aanbieders. Neem een bagatel van bijvoorbeeld EUR 100.000,00. Alle aanbieders die meer omzetten moeten "volledig verantwoorden". De aanbieders die lagere omzetten hebben hoeven geen verantwoording af te leggen, of slechts gedeeltelijk. Pas op de laatste groep een "piep systeem" toe en doe steekproefsgewijze controles. Voorbeeld: Serviceorganisatie Zuid Holland, Jeugdwet.
  3. Versimpel de toetreding: in plaats van te kiezen voor dagelijkse mogelijkheden tot toetreding kunnen gemeenten ook kiezen voor continue aanmelding van nieuwe aanbieders, maar bulksgewijze toetsing en toelating per kwartaal. Elke eerste van een kwartaal horen ondernemers dan of zij wel of niet kunnen toetreden tot het systeem. Deze werkwijze vermindert administratieve lasten. Voorbeeld: meerdere, waaronder Foodvalley Jeugdwet, Holland Rijnland Jeugdwet.
  4. Stroomlijn het overleg (fysieke en virtuele tafels): veel gemeenten maken van een middel nogal eens een doel. De overleggen in bestuurlijk aanbesteden zijn bedoeld om informatie uit te wisselen en zorgorganisaties en cliënten de mogelijkheid te geven gemeenten te adviseren over hoe de overeenkomsten uitvoering krijgen. En of wellicht veranderingen wenselijk zijn. Als er niets is te bespreken, en soms is dat het geval, dan is overleg ook niet nodig. Waar bij de transitie veel overleg nodig was, zal dat in de uitvoering minder nodig zijn. Ga niet bij elkaar zitten om maar bij elkaar te zitten. Dat irriteert op den duur; iedereen is druk tegenwoordig. Het overleg stroomlijnen betekent ook beter gebruik maken van ICT om met alle partijen informatie te delen (een Twitter account bijvoorbeeld). Voorbeeld: gemeente Nijkerk, Wmo. 
  5. Overleg effectiever: als er overleg is, zorg dan voor een duidelijke agenda en duidelijke doelstelling voor het overleg. Geef aan wat de bespreekpunten zijn en wat de opbrengst moet zijn. Laat ook iedereen aan het woord en laat het overleg niet "kapen" door een paar sprekers. Zoek naar informatie, vraag ernaar en weeg deze met elkaar. Formuleer gezamenlijk een advies voor de bestuurders van de gemeenten. Overleg ook korter. Als het niet is te bespreken in maximaal 2 uur, dan is de agenda te lang. Voorbeeld: Zuidoost Utrecht Wmo en Jeugd.
  6. Verstevig de kwaliteitscontrole: er zijn zorgen om "cowboys". En er zijn zorgen om de kwaliteit. Zorgen moeten gemeenten onderzoeken. Op zorgen moet je geen besluiten nemen of beleid maken. Een stevigere kwaliteitscontrole aan de poort en in de uitvoering is zeker nodig. De Wmo 2015, de Jeugdwet en de Participatiewet schrijven al heel concreet voor aan welke kwaliteitseisen zorgorganisaties moeten voldoen. Vraag, net zoals bij de verantwoording, bij strategische partners in detail de kwaliteitscontrole uit en laat daarop verantwoorden. Toets de kwaliteit. Bij de andere partners controleer je minder volledig, voer je een "piep systeem" en voer je steekproefsgewijze controles uit. Kijk ook naar de Wmo toezichthouder voor een rol hierin. En in de Jeugdwet naar de inspecties. Voorbeeld: nog geen, wie meldt zich?